Акт приема передачи печати образец: структура акта и правила его составления

Печати играют огромное значение в документообороте каждого предприятия, поскольку именно они придают тем или иным документам статус законности. Во избежание злоупотребления печатями и прочей штемпельной продукцией руководство предприятий предпочитает держать их в сейфах, куда обеспечивается доступ лишь немногим сотрудникам. Если по определенным причинам требуется передача такой печати, в обязанности сотрудников входит обязательное фиксирование этого акта. Для фиксации процедуры используется акт приема-передачи печати. Образец этого акта, а также правила его составления и являются темой сегодняшней статьи.

Акт приема передачи печати образец

Назначение акта приема передачи печати

Вопреки активному распространению цифровых аналогов подписей и штампов, печати не теряют своей актуальности для делопроизводства и на данный момент. Еще в шестнадцатом году законодательством была предпринята попытка упрощения методов применения оттисков штемпельной продукции для оптимизации документооборота. Потому от использования оттисков на сегодня освобождены многие юридические лица. Среди таких юрлиц значатся следующие:

• коммерческие предприятия (при этом их род занятий может быть совершенно любым);
• бизнес – вне значимости от его размера (крупный, средний и малый).

Акт приема-передачи позволяет осуществить передачу печати законно и безопасно

Основное значение печати заключается в придании тому или иному документу юридической силы. То есть, печать выступает своего рода заверителем того факта, что бумага была составлена корректным образом и может быть использована в документообороте. На оттисках штемпелей, как правило, располагаются сведения о реквизитах предприятия и прочие данные, которые тот или иной руководитель решит разместить.

Видео: Зачем нужен акт приема-передачи

Защита печати

В связи с тем, что штемпельная продукция обладает большой значимостью, доступ к ней тщательно ограничивается во избежание злоупотребления. Если печать перейдет к мошенникам, то у руководителей предприятия появятся серьезные проблемы. Как правило, контроль за состоянием печати ложится на плечи одного из сотрудников организации. Этот сотрудник будет нести ответственность за то, насколько сохранна печать и пресекать попытки воспользоваться ей без соответствующей причины.

Для хранения печати многие руководители предпочитают приобретать сейфы

 Для данных целей выбираются люди, занимающие высокие должности и наиболее приближенные к начальству. Перед тем, как передать соответствующему работнику печать, начальство в обязательном порядке оформляет специальный приказ, который фиксирует передачу ответственности. Иногда эту работу и вовсе берет на себя руководитель организации, чтобы избежать посредников.

Справка. Для удобства хранения печати нередко используются сейфы, воспользоваться которыми может лишь небольшое количество работников.

Передача печати

В определенных ситуациях руководству той или иной компании требуется передать печать тому или иному лицу Поскольку эта операция не является безопасной, начальство обязано оформить акт приема-передачи печати, который сможет подстраховать его в случае различных непредвиденностей.

Передача печати должна быть обязательно задокументирована

Несмотря на то, что охватить точный перечень обстоятельств, в которых составление данного акта необходимо, едва ли возможно, остановимся на основных сценариях:

• сотрудник, ответственный за печать, отсутствует на своем рабочем месте. Причиной отсутствия может быть отпуск (обычный или больничный) или продолжительная командировка. В связи с этим, право воспользоваться печатью должно быть передано другому работнику;
• руководство предприятия решило передать функции ответственного за печать лица другому сотруднику. Обычно такие перестановки происходят в тех случаях, когда прежний «хранитель» печати увольняется или совершает грубую ошибку, из-за которой теряет к себе доверие начальства;
• печатью данного предприятия хочет воспользоваться ответственный сотрудник другого предприятия, причем право использования печати оговаривается взаимным соглашением. На этом основании сотрудник дружественного предприятия имеет право ее использовать для заверения некоторых документов.

Передача печати может потребоваться в том случае, если она нужно сотруднику другой фирмы для подписания документов

Порядок составления акта

Как нетрудно догадаться, в акте приема-передачи печати задействованы два субъекта:

• сотрудник, на которого была возложена ответственность за печать;
• сотрудник, который ее получит в результате акта.

Важно. Для того, чтобы акт стал действителен, каждой из сторон соглашения потребуется поставить свою подпись.

Если говорить о наличии строгих правил в оформлении акта приема-передачи, то на текущий момент они отсутствуют. Универсальные стандарты для составления документов данного типа не разработаны, а потому допускают определенную степень вольности со стороны каждого предприятия и выглядят по-разному.

Образец акта приема-передачи печати

Оформление акта приема-передачи основывается на двух параметрах:

• правила ведения документооборота, установленные на корпоративном уровне;
• локальная нормативная документация.

Соответственно, акт должен соответствовать логике ведения документов в конкретной компании – этого вполне достаточно для того, чтобы он имел свою законную силу. Для таких целей у большинства крупных предприятий разрабатываются группы шаблонов, применяемые для внутреннего документооборота.

Структура акта

Несмотря на некоторую свободу, рассматриваемый документ должен следовать фиксированному набору требований. Вне зависимости от того, какой компанией создается акт приема-передачи печати, он должен непременно включать в себя следующие элементы:

• наименование предприятия, которое является владельцем штемпельной продукции (указывается в середине листа);
• Ф.И.О. и должность работника, который отвечает за сохранение печати;
• Ф.И.О. и должность работника, которому печать передается;
• основание, которое послужило причиной для передачи печати;
• дата, на которую приходится передача;
• образец оттиска;
• реквизиты приказа;
• подписи обеих сторон, участвующих в акте передачи.

После подписания акта, ответственность переходит к новому держателю печати

Как только сотрудники подписывают данный документ, ответственность за переданную печать переходит к ее текущему держателю.

Образец акта приема-передачи печати можно скачать здесь.

Особенности заполнения

Иногда, даже при условии сохранения структуры акта приема-передачи, сотрудники совершают небольшие ошибки, которые приводят к тому, что документ признается некорректным. Поэтому в данном разделе мы укажем на некоторые незначительные детали, которые помогут составить документ правильно и избежать обидных недочетов.

Для того, чтобы акт имел юридическую силу, следует составлять его корректно

К числу таких деталей можно отнести следующие:

• для оформления акта приема-передачи разрешается использование не только фирменных бланков предприятия, но и стандартных листов формата А4;
• документ может быть заполнен как вручную, так и при помощи компьютера;
• необходимо составить документ в количестве трех штук. Первый экземпляр останется у прежнего сотрудника, отвечавшего за печать, второй – у сотрудника, которому были переданы полномочия, а третий будет хранится в архивах организации для отчетностей и прочих целей;
• факт передачи печати должен быть непременно зафиксирован в специальном журнале, в котором отмечаются все манипуляции с документами;
  

  Факт передачи печати должен быть отмечен в журнале организации

• акт должен сохранятся компанией на протяжении трех и более лет;
• один из наиболее важных разделов в документе – причина, на основании которой произошла передача штемпельной продукции. Эта причина обязана быть, во-первых, положительной, а во-вторых, поддерживаться со стороны начальства;
• акт должен отсылать к соответствующему приказу или распоряжению от руководителя предприятия, которое свидетельствует о том, что он осведомлен в передаче печати и согласен с этой процедурой.

Список требований к печатям для документов

Напоследок поговорим о том, какие требования предъявляются законодательством к печатям на 2019 год, предъявляемые к ИП. В первую очередь, хотелось бы отметить двойственность сложившейся ситуации – несмотря на отсутствие официального свода правил создания печатей, их изготовители опираются на распоряжение мэра Москвы номер 843, как основу.  Предусматриваются 3 наиболее распространенных разновидности клише, применяемых для изготовки данной продукции.

Таблица 1. Разновидности клише

Сама печать должна содержать следующие сведения:

• Ф.И.О. физлица зарегистрированного как ИП;
• упоминание ОПФ «ИП»;
• территория, которая значится в прописке коммерсанта;
• госномер ОГРНИП.

Свидетельство ОГРНИП

Как уже говорилось, наличие всех указанных требований не значится в законодательстве, а потому за их нарушение индивидуальный предприниматель не понесет никакой ответственности. Однако целесообразно относится к перечисленным правилам как к перечню традиций делового оборота, которого придерживается большинство организаций.

Если индивидуальный предприниматель желает наделить печать чертами индивидуальности и проявить креативность, он может разместить на ней следующие элементы:

• логотип;
• торговое обозначение;
• фотографическое изображение;
• зарисовка.

Образец логотипа для печати ИП

При этом необходимо помнить о том, что законом запрещается размещение на печатях и штампах таких знаков, как клише герба РФ и прочих знаков, которые так или иначе отсылают к государству. Использование всех этих распознавательных деталей может привести к возникновению у предпринимателя проблем с законом, потому важно относится к составлению макета печати ответственно.

Справка. Изготовлением штемпельной продукции занимаются специальные регистрации. Однако ввиду отсутствия строго контроля со стороны государства, далеко не все из них проверяют у заказчика наличие свидетельства, которое подтверждает факт регистрации ИП.

О том, какие основные функции выполняет печать в делопроизводстве рассказываем далее.

Функции печати