Разделение отпуска на части: когда допускается и оформление

Согласно нормам законодательства, сотрудник вправе ежегодно отдыхать от 28 дней. При этом допускается разделение отпуска на части по инициативе служащего или его нанимателя, то есть сотрудник может использовать причитающееся время отдыха однократно или с перерывами. Однако при разбиении отпуска руководству организации и служащему важно соблюдать правила, обозначенные законодательством РФ. Подробнее об этом в нашей статье.

Разделение отпуска на части: когда допускается и оформление

Правовые аспекты

Исходя из положений ст. 115 ТК РФ, отдых, подлежащий оплате, насчитывает 28 дней.

Статья 115. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ФЗ № 197)

Этот период можно востребовать частями по договоренности между предприятием и сотрудником (ст. 125 ТК РФ). При этом одна из составляющих отдыха должна насчитывать от 14 дней. Оставшиеся неиспользованные дни предоставляются на усмотрение работника на протяжении текущего года или добавляются к отпуску в последующем году (при письменном одобрении служащего).

Статья 125. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска (ФЗ № 197)

Вызвать человека из отпуска возможно только по его воле. Не отзывают с отдыха занятых вредным и опасным трудом, сотрудников до 18 лет, беременных женщин. Если сотрудник согласился выйти на работу в отпуск, впоследствии он вправе догулять оставшиеся дни. Но такой случай не признается разделением отдыха, поскольку нет предварительного согласия между сторонами, заявления служащего и графика.

ВНИМАНИЕ! Допустимо оформить даже 1 оплачиваемый день отпуска — руководство предприятия не вправе устанавливать порядки, ограничивающие минимальный срок. Это обусловлено ст. 8 ТК РФ, которая запрещает организации утверждать локальные акты с положениями, ухудшающими права сотрудников, в сравнении с ТК РФ.

Статья 8. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ФЗ № 197)

Однако на практике наниматели, кадровые служащие преимущественно не приветствуют кратковременный период отдыха (1-5 суток), поскольку он связан с документационной волокитой и создает трудности с подменой сотрудника при частых его уходах. Разделение отпуска допустимо на столько частей, на сколько захочет работник и позволит наниматель. Одностороннее заявление или распоряжение недопустимо. Служащий вправе на свое усмотрение распоряжаться отпуском, но при этом предварительно согласовав его с руководством. Возможно получение компенсации за невостребованный период. Для некоторых категорий граждан предусмотрены особые условия. Например, при разбиении отпуска военному одна часть положена не менее 15 дней, поскольку общий отдых насчитывает 30 дней. Инициатором разделения отдыха может выступать любая сторона. Распространенными причинами разбиения отпуска, не включенного в специальный график, считаются:

• со стороны служащего — непредвиденные, экстремальные обстоятельства (например, гибель родственника);
• со стороны нанимателя — трудности с организацией рабочей деятельности при продолжительном отсутствии сотрудника.

В любом случае, инициатор разбиения отдыха должен согласовать свое решение со второй стороной.

Видео — Отзыв из отпуска

Когда допускается дробление?

Деление допустимо только ежегодного и дополнительного отдыха, например, нельзя частично применить отпуск по уходу за родным, желая в дальнейшем востребовать остаток дней. В 2019 году сотрудник вправе указать в качестве периода отдыха только будни. Заявление оформляется с указанием дат так, чтобы они входили в интервал с понедельника по пятницу. При этом суббота и воскресенье признаются условно рабочими, но служащий при этом освобожден от труда. В итоге отпуск по факту удлиняется на 8-10 дней. Но сотрудник теряет в доходе, хотя и повышает срок отдыха. Однако не все работодатели одобряют разбиение по подобной схеме.

Некоторые предприятия принуждают сотрудников дробить отпуск с зачислением в него выходных дней и праздников. При однократных ситуациях и производственной необходимости эта мера допустима, но при регулярной практике она выступает поводом проверки со стороны трудовой инспекции. В отдых по закону могут входить все дни, за исключением государственных праздников. Дополнительный отдых (например, для занятых опасным трудом) также допустимо разбивать на части и присоединять к основному. Если первый плюсуется к дате окончания второго, рекомендуется составить два отдельных заявления.

Порядок оформления документов

Первоначально период отдыха всех служащих организации фиксируется в специальном отпускном графике. На основании заявления от работника и его одобрения нанимателем оформляется приказ по стандартной форме. Данные направляются в бухгалтерию, осуществляющую расчет отпускных за предоставленный период. Перед началом отдыха сотруднику перечисляются денежные средства.

График отпусков

Предварительное планирование отпусков всех сотрудников позволяет предприятию оптимально организовать свою деятельность без простоев из-за отсутствия работников. Формирование графика отдыха бухгалтерией или кадровой службой производится не позднее 14 дней до завершения текущего года, то есть сотрудники выбирают отпускной период, в соответствии с планом. Отклонения от него допускаются с письменного одобрения руководства.

Пример графика

ВНИМАНИЕ! Если выбранный работником период занят другим человеком (например, со схожими трудовыми обязанностями), начальство вправе отказать сотруднику уходить на отдых вне графика.

Однако для многодетных семей допускаются льготные условия. Согласно ст. 262.2 ТК РФ, родители, воспитывающие трех и свыше детей, могут отдыхать в любое время. Если на предприятии работают многодетные родители, кадровики и бухгалтерия начинают формирование плана с них.

Статья 262.2. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, имеющим трех и более детей
(ФЗ № 197)

Законом не обозначено обязательное ознакомление сотрудников с готовым графиком, однако во многих организациях это практикуется для предупреждения недопонимания и претензий.

Заявление

Разбиение отпуска обязательно согласовывается между служащим и нанимателем, что подтверждается документально. С этой целью сотрудник заполняет заявление, которое содержит:

• ФИО;
• название организации, отдела, цеха, подразделения, в котором он задействован;
• указание должности;
• просьбу о разбиении отдыха;
• сроки, в которые человек желает отдохнуть.

ВНИМАНИЕ! В заявлении не нужно обозначать причину деления отпуска на части и нежелания использования его одномоментно.

При одобрении работодатель заверяет бумагу подписью.

Заявление на отпуск

За 2 недели или ранее до наступления отдыха сотруднику направляется информирование об этом. Человек ставит роспись об ознакомлении.

Уведомление об отпуске

При отдыхе вне установленного плана работник также оформляет соответствующее заявление. Если руководитель не против и не видит препятствий для отдыха, он подписывает бумагу и направляет ее кадровикам (или в бухгалтерию).

Заявление на отпуск вне графика

Приказ

После согласования между сторонами интервала отпуска и подписания руководителем заявления от служащего оформляется приказ. В нем отражается период отдыха, ставится роспись обеих сторон.

Приказ по форме Т-6

На основании бумаги бухгалтерия рассчитывает и выдает сотруднику отпускные. Вычисление суммы к выплате осуществляется стандартным образом за число дней, обозначенных в приказе. Однако при разбиении отдыха средний заработок, выступающий основой расчетов, определяется для каждого периода.

Табель  учета рабочего времени

После назначения срока отдыха кадровая служба фиксирует его в соответствующей документации. В табеле учета для этого применима кодировка «ОТ» или «09». Бумага подписывается руководством и кадровиками.

Оформление табеля учета

Обязан ли работник делить период отдыха на части?

Зачастую предприятию невыгодно отсутствие сотрудника период, обозначенный законом — 28 дней. Сами служащие тоже предпочитают делить отдых, используя его частично на протяжении года, однако без доброй воли обеих сторон дробление отпуска недопустимо,то есть наниматель не вправе вынуждать сотрудника без его одобрения разбивать отдых, поскольку это нарушает положения законодательства (Письмо Роструда № 2143-6-1 от 17 июля 2009 года).

Письмо Роструда № 2143-6-1 от 17.07.09 г.

При выпадении на период отдыха выходных дней начальство не может требовать включения их в указанное время. Например, при назначении отпуска на 3 дня (среду, четверг, пятницу) сотрудник вправе не вносить в заявление даты субботы и воскресенья. Однако при раздроблении служащим отдыха на несколько интервалов, идущих следом, но не захватывающих выходные дни, оно, скорее всего, будет не одобрено кадровой службой и руководителем. Например, если сотрудник желает уйти в отпуск с 1 по 5 июля и с 8 по 12 июля, то его попросят заново заявить об этом, зачислив в период выходные дни.

Ответственность работодателя за нарушение ТК

Если руководство организацией вынуждает сотрудника воспользоваться разделением отдыха либо настаивает на периоде, неудобном работнику, последний вправе обратиться с претензией в инспекцию по труду или суд. Разбиение возможно только по компромиссному решению обеих сторон. Если в трудовом договоре обозначено условие об обязательном раздроблении отпуска — это также выступает поводом для претензии в инспекцию по труду, поскольку оппонирует законодательным нормам. Ответственность нанимателей за нарушение обозначена в ст. 5.27 КоАП РФ. За игнорирование правил назначения отпуска на организацию и должностных лиц накладываются штрафные удержания или выносится предупреждение.

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ФЗ № 195)

Таблица. Ответственность за нарушение порядка предоставления отпуска

Однако служащий также не вправе односторонне заявлять о датах и длительности отдыха без предварительной договоренности с руководителем. Согласно ТК РФ, отпуск допустимо востребовать как полностью, так и частично с перерывами. При этом важно, чтобы между сторонами был достигнут компромисс при определении периода отдыха. Работодателю положено ежегодно составлять график отпусков, что позволяет заблаговременно запланировать замену отдыхающего сотрудника. Служащий обязан перед написанием заявления согласовать с руководством возможность своего ухода на определенный период.

Видео — Отпуск по частям